Digitalización documental con valor legal

RICARDO JOSÉ CATTER ESTEBAN
Abogado. Exdirector de los Archivos Notariales y Judiciales del Archivo General de la Nación; fedatario juramentado con especialización en Informática. Miembro del Estudio Muñiz,Olaya, Meléndez, Castro, Ono & Herrera. Abogados.

La función de digitalizar documentos con valor legal, principalmente, recae en el fedatario juramentado con especialización en Informática, que es un verdadero especialista en nuevas tecnologías y, como abogado, conocedor de las normas legales que regulan todo este novísimo campo, que no deja de crecer y sorprendernos diariamente. Sin embargo, hasta qué punto los fedatarios juramentados con especialización Informática, han tomado conciencia de que la archivística y los principios en la que se sustenta son la herramienta más importante con la que cuentan para el ejercicio de su función, dar fe pública dentro de las líneas de producción de digitalización documental debidamente certificadas por la autoridad competente.

No se entiende la función del fedatario juramentado con especialización en informática si no es trabajando, en su mayoría, con papeles, los cuales, dada su importancia y/o valor, merecen ser conservados en el tiempo, por medio de soporte digital, dando seguridad y reduciendo los costos de almacenamiento.

La archivística, en general, se define como el estudio de los principios, procedimientos y problemas relacionados con el almacenamiento de documentos, con el objeto de garantizar su perduración y socializar su contenido por medio de su consulta, en forma eficiente y eficaz.

Es la correcta aplicación de los procedimientos archivísticos lo que garantizará, tanto en las organizaciones públicas como privadas, nacionales o internacionales, que se pueda efectuar un control permanente o diferido de lo realizado por la organización mediante sus órganos de gobierno y, según su contenido y trascendencia, rescatarse un valor histórico nacional.

De tal forma que para garantizar la perdurabilidad de los documentos producidos por una organización, previamente a digitalizar con valor legal o sin ella, deberán aplicarse las técnicas archivísticas; esto con el objeto de tener un archivo debidamente organizado, clasificado e inventariado que permita conocer los tipos de documentos con los que contamos, las series que deberán armarse y la verificación del tiempo legal que deben conservarse o eliminarse.
Efectivamente, existen documentos que estamos obligados a conservar por mandato expreso de las normas legales vigentes; así resultan de interés los documentos laborales y tributarios principalmente.

Principios

Por ello, entre los principios archivísticos que podemos encontrar tenemos: 1) El principio de conservación documental, que obliga a los administradores a cargo de la gestión de los archivos a adoptar medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la conservación de estos, en su fuente natural; 2) principio de integridad, el cual garantiza que los documentos de archivos sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida en ellos; 3) principio de orden original es el respeto en la ubicación física de un documento en un expediente, respetando el orden cronológico en que fueron elaborados, se recibieron, produjeron o tramitaron; 4) principio de procedencia, referido al respeto que se debe tener por el origen del documento (origen natural); es decir, no mezclar el documento de una unidad de producción documental con el de otra unidad de producción documental; generalmente, para poder aplicar debidamente este principio debemos tener claramente identificadas las series documentales; y 5) principio de transparencia documental, el cual regula que los archivos sean de fácil y pronto acceso para el usuario, y la autoridad competente, salvo aquellos que por su naturaleza tengan reserva sobre su
contenido (reserva o secreto).

Pero, además de conocer los principios archivísticos antes citados; el fedatario juramentado con especialización en Informática debe conocer también cuáles son las labores archivísticas en la organización de un archivo.
Definitivamente, no se trata solo de llegar a un lugar, tomar los paquetes envueltos y empezar a pasar hoja por hoja a través de un escáner, sin ningún criterio técnico. La aplicación de la técnica archivística debe ser ejercida ya sea por el fedatario juramentado con especialización en informática o, en su momento, ser desplegada por los especialistas de dicha rama, bajo una estricta supervisión.

Labores

¿Pero cuáles son las labores archivísticas? Son las que a continuación se detallan: a) la labor clasificación, 2) indexación, 3) descripción y4) puesta al servicio; todas ellas no encuentran regulación legislativa dirigida al sector privado; sin embargo, en el sector público existe todo un Sistema Nacional de Archivos que obliga a las entidades públicas a mantener, conservar,y poner al servicio el acervo documental con el que cuentan; todo ello, dada la importancia de la información que contiene, habiéndose originado todo un bloque de legislación archivística que parte desde la creación del Archivo General dela Nación hasta las recientes normas sobre laelaboración de instrumentos de gestión documental. Estas últimas orientan al sector privado en su gestión documental, lo que evidentemente reduce e incluso elimina contingencias.

Colofón

En conclusión, el ejercicio de la función del fedatario juramentado con especialización en Informática no tiene sentido si es que no conoce las realidades de los archivos que va a digitalizar con valor legal; si no sabe cómo organizarlos, cómo medirlos, qué tipo de escáner utilizar, ni mucho menos el tiempo que le demandará efectuar el
trabajo, simplemente generará sobrecostos y el trabajo será realizado en forma deficiente; por ello, la recomendación de conocer la técnica archivística resulta de gran importancia tanto para el fedatario como para los usuarios o clientes que requerirán el servicio.

Fuente: Jurídica