Por: Francisco Pantigoso (Catedrático de la Universidad del Pacífico y de la UPC)
Las personas en las empresas podrán pasar, pero el orden documentario y la memoria de los hechos y/o pruebas respectivas debe ser un aspecto transversal a todas las generaciones de gerencias y/o departamentos de contabilidad que puedan sucederse en el tiempo, señala el autor del presente artículo, que recomienda tomar siempre previsiones ante futuras fiscalizaciones tributarias.
Es sabido que en el mundo actual tributario, la Administración Tributaria puede iniciarnos fiscalizaciones de los ejercicios no prescritos, ya sean parciales o definitivas, o mediante la ‘base cierta’ o la ‘base presunta’. Por ejemplo, este ejercicio 2020 en el impuesto a la renta (IR) podría ser revisado hasta el 2025.
¿Estamos preparados para esta posible fiscalización? Pongámonos en el caso de que la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (Sunat) fiscaliza el presente ejercicio en uno muy posterior y no se tomaron las previsiones de guardar meticulosamente las pruebas de los gastos que hoy por hoy no se circunscriben solo a los comprobantes de pago (reducidos a simples “indicios”), sino a diversos documentos que deben generarse en la interna de la empresa, como son las políticas de gastos, las actas de directorio o de junta general de accionistas en las que conste la aprobación y justificación del porqué y para qué de los desembolsos más relevantes, los correos internos, videos, actas de recepción de entrega de bienes, etcétera.
Así, cuando llega una fiscalización, la situación será dramática si no se tomaron dichas previsiones hoy, si no se sabe –por ejemplo– dónde están archivados los documentos que servirán para la defensa ante esa fiscalización, inclusive en los casos en que ya no se encuentra la persona que en su momento registró y archivó dichas pruebas.
Por ello, las personas en las empresas podrán pasar, pero el orden documentario y la memoria de los hechos y/o pruebas respectivas debe ser un aspecto transversal a todas las generaciones de gerencias y/o departamentos de contabilidad que puedan tomar la posta en el tiempo.
Pero no únicamente es el departamento contable el que tiene la primera responsabilidad. Debe fomentarse una cultura tributaria interna en cada empresa, donde las áreas conversen y sepan cada una de sus responsabilidades en materia fiscal.
Verbigracia, no es dable que el área de marketing desarrolle sus entregas de promociones y bonificaciones sin dar un necesario preaviso al área contable, lo que generaría finalmente posibles contingencias en el retiro de bienes del impuesto general a las ventas (IGV), si fuera el caso; ni que el área de recursos determine una serie de actividades, de eventos con los trabajadores sin una política destinada a ello, que determine los límites, condiciones y alcances del gasto, y sus respaldos como las actas de entrega de premios a los servidores o los alcances de las capacitaciones y bonos, entre otros aspectos del área mencionada.
La prueba en materia tributaria es básicamente documentaria. No hay testimoniales, ni confesión. Pero todas las áreas deben estar abocadas y alineadas a generar las políticas de gastos de cada una, bajo la directriz y/o coordinación del departamento contable, siendo recomendable designar a un responsable de dicha documentación en cada unidad, que se comprometa a trasferir su know how a sus posibles sucesores en el organigrama empresarial.
Actuación fiscal
Existe en el Código Tributario el artículo 141 cual espada de Damocles. En efecto, este dispositivo indica que, si llegara una fiscalización y no se pudiera entregar al auditor de turno la prueba requerida, tendremos que abonar el monto de la deuda relacionada a dichas pruebas para que sean aceptadas en una posible posterior reclamación, por lo que el tema del orden y ubicación documentaria no es un problema menor y puede evitar sobrecostos no deseados.
En conclusión, a interrelacionar en materia tributaria a las áreas de las empresas, elevando a un primer nivel de concientización y actuación la cultura fiscal de la prueba, a fin de evitar innecesarias contingencias, ordenando el archivo documentario y planteando una línea de acción bajo un mismo horizonte, cual es el defender de manera adecuada y fehaciente los gastos y/o costos que se pudieran generar y que con todo derecho el fisco puede revisar.
Fuente: El Peruano
